Cześć.

Przygotowując się do napisania tego artykułu przeglądałem w google popularne frazy jakie wyszukiwane są w tematyce ofertowania. Znalazłem między innymi takie wyniki jak:

• Wzór ofert na roboty budowlane
• Darmowy program do kosztorysowania
• Wzór oferty na wykonanie usług
• Jaki program do kosztorysowania

Początkowo ten wpis chciałem poświęcić temu jak należy zbudować proces ofertowania, jednak zrobię to w następnym. Dziś przeanalizujmy podstawowy wzór ofert na roboty budowlane. Przeanalizujemy jakie elementy taka oferta powinna mieć, na co zwrócić uwagę i do czego należy przyłożyć się najbardziej. Do analizy wzoru oferty posłuży mi przykład naszego programu do ofert jedynki. Tu będzie nam najłatwiej odnieść się do wszystkich ważnych elementów.

Na początek – dla kogo ta oferta ?

Wyjdźmy od jakiś założeń. Podstawowy podział to to czy składamy ofertę w postepowaniu publicznym, czy też może na wolnym rynku zleceń. Jeśli w tej pierwszej formie, czyli np. w przetargu sprawa jest o tyle prosta, że zamawiający wskazuje w jakiej formie życzy sobie złożenia mu oferty. W dobrze przygotowanym postępowaniu znajdziemy potrzebne druki oraz instrukcję jak podać cenę oraz inne parametry podlegające ocenie. Jak np. termin realizacji lub okres udzielanej gwarancji.

Jeśli takiego druku nie ma no to wolna amerykanka. Piszemy np. tak:

Ofertent miejscowość / data

Zamawiający

Nazwa zadania: ……………………………………………………….

Oferuję wykonanie zadania pod nazwą ” NAZWA ZADANIA” w cenie 123 000 zł brutto słownie: stodwadzieściatrzy tysiące zł/00 w tym podatek vat 23 000 słownie: dwadzieściatrzy tysiące

Zadanie wykonam w terminie: 30 dni, słownie : trzydziestu dni

Udzielam gwarancji na okres 46 mc słownie : czterdziestusześciu mc.

pieczątka / podpis

Czasem jeszcze wymagana jest kalkulacja, na załączonym do dokumentacji obmiarze lub wg własnych wyliczeń. Jeśli jest to wymagane to do samego druku oferty dołączamy wykonaną kalkulację. Ofertę składamy wraz z kompletem dokumentów wskazanych w SIWZ czyli Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Zostawmy już przetargi i zamówienia publiczne i zajmijmy się wzorem oferty na wykonanie usług dla klientów indywidualnych to zdecydowanie ciekawsze.

Klienci kupują emocje i doświadczenie

Znam opinie fachowców, którzy twierdzą, że nie muszą składać ofert. Podają cenę przez telefon lub w meilu i już. Ilość zleceń jest na tyle duża, że nikt im łaski nie robi. Pozwólcie, że nie będę zbytnio znęcał się i komentował takiej postawy.

Zakładam, że skoro tu jesteś i czytasz to jednak składasz oferty i chcesz robić to dobrze. I świetnie, bo ofertowanie to jeden z ważniejszych procesów w każdej firmie. Zależy od niego nie tylko to czy zdobędziesz zlecenie ale także to w jakiej cenie oraz jak długa jest Twoja kolejka “zaklepanych” prac.

To co podkreślam na każdym kroku. Usługi to nic innego jak zarabianie pracą i od tego ile ktoś jest wstanie za tą pracę zapłacić na tyle powodzi nam się lepiej lub gorzej.

Jeszcze jedna dygresja przed analizą Wzoru oferty na roboty budowlane.

Klienci w pierwszej kolejności kupują emocje i doświadczenie w drugiej kolejności produkt i usługę. Co to oznacza ? Oferta ma sprzedać to co sprzedajesz fizycznego, ale także “sprzedać” Twoją markę. Zadaniem oferty jest wybudowanie w oczach klienta wartości tego co proponujesz. Jeśli tego nie zrobisz, Twoja oferta będzie rozpatrywana jedynie w kategorii tania lub droga. W takiej sytuacji to czy zdobędziesz dany kontrakt będzie bardziej zależało jak wypadniesz cenowo na tle konkurencji, aniżeli od tego czy klient chce Ciebie i tylko Ciebie.

Budowa podstawowej oferty.

Przejdźmy od ogółu do szczegółu. Poniżej widzimy ofertę, która podzieliłem na cztery strefy:

• administracyjna
• angażująca
• kalkulacyjna
• domykająca

Strefa pierwsza – Administracyjna

Jak sama nazwa wskazuje wzór oferty na usługi budowlane powinien posiadać odpowiednie miejsce do wpisana wszelkich informacji formalnych. W naszym przykładzie są to:

• Dane firmy, klienta, inwestycji
• Data wykonania i ważności oferty
• Numer oferty
• Klauzula RODO
• Podpisy

Zadaniem tej części oferty prócz oczywistych kwestii informacyjnej jest nadanie powagi i formalnego statusu naszej oferty. Są określone strony, jest numer oferty, są daty. Jeśli z powagą podejdziemy do naszej oferty możemy oczekiwać, że równie poważnie traktować będą ją i nas nasi klienci. Oferta mająca cechy znamionowe jak określenie stron, daty, numer, podpisy może być traktowana jako wiążąca strony umowa oraz jako załącznik do umowy.

W oczach klienta firma numerująca swoje oferty, a więc w domyśle ewidencjująca je, zyskuje ocenę na plus jako firma uporządkowana, stabilna i stateczna.

Strefa druga – Angażująca

Tu zaczyna się pole do popisu. W zależności ile mamy na to miejsca w tej części oferty należy zwrócić się bezpośrednio do klienta. Podziękować za zapytanie, nawiązać do spotkania lub rozmowy telefonicznej, zaprosić do odwiedzenia strony internetowej. W naszym przykładzie w tej strefie znalazło się jeszcze miejsce na dane osoby odpowiedzialnej za realizacje. Czyli dane opiekuna klienta.

Zobacz, jaki to drobny zabieg, a jak bardzo zmienia postać rzeczy. Klient wie do kogo ma zwracać się z pytaniami i kto będzie dbał o całe przedsięwzięcie.

Strefa angażująca to nasze 5 minut, by zwrócić uwagę klientowi na inne aspekty niż sam zakres rzeczowy i cenowy znajdujący się w części kalkulacyjnej.

Strefa trzecia – Kalkulacyjna

Czas przejść do wyceny. Roróżniam trzy metody kalulowania i określania ceny:

• Mało szczegółowa
• Szczegółowa
• Bardzo szczegółowa

Trudno jednoznacznie powiedzieć, która jest najlepsza bo uzależnione jest to od wielu, wielu czynników. Czasem wystarczającą jest oferta mało szczegółowa, a czasem zwłaszcza przy kalkulowaniu złożonego zakresu szczegółowa gdyż trudno nie rozłożyć zadania na mniejsze części i skalkulować jest dokładnie.

Ja jestem zwolennikiem stosowania raczej ofert szczegółowych na tyle, by klient rozumiał za co płaci i dlaczego. W zależności od wielkości prac wystarcza czasem 10 pozycji (tak jak w naszym przykładzie) a czasem potrzebujemy 80 pozycji tak jak np. jest to w naszym programie Trójka.

Szczegółowość oferty to możliwość “opowiedzenia historii” co będę robił po kolei, dlaczego i jak. Oferta dokładniejsza nie jest tylko informacją, a właśnie bardziej opowiadaniem.

Pozornie stwarza większe pole do porównywania cen i konfrontacji oferty z konkurencją . W gruncie rzeczy rozładowuje napięcie skupiające się na cenie końcowej. Większa kwota rozbita na poszczególne działy, a te działy na poszczególne czynności pomagają klientowi zrozumieć, że wartość oferty nie jest wynikiem chęci “skrojenia” go, tylko wynikiem tego, że jest stosunkowo duży zakres prac.

By nie obawiać się, że nasza oferta będzie porównywana w sposób jeden do jeden z konkurencją, warto tworzyć własny styl opisywania i gromadzenia czynności w różne zestawy, komplety i unikalne, scalone nakłady pracy.

Strefa czwarta – Domykająca

Bardzo ważna część oferty. Klient wie już o nas to co mu zakomunikowaliśmy. Zna już zakres i ceny. Od tego momentu w jego głowie funkcjonują liczby i zebrane dotychczas dane.

W części czwartej musimy dać klientowi informacje uzupełniające i przekierować uwagę na inne ważne elementy, które będą istotne w podejmowaniu decyzji i dalszym procesowaniu oferty.

Informacje w części domykającej:

• Okres gwarancji
• Termin wykonania
• Sposób przygotowanej kalkulacji
• Sposób rozliczenia
• Forma zawarcia umowy (wzór zlecenia)

Powyższe elementy nie są związane z ceną. Są związane z obszarem bezpieczeństwa transakcji. Obszarem, dzięki któremu klient przystąpi lub nie do negocjacji. Nie trudno sobie wyobrazić przecież sytuację, w której klient mający dwie porównywalne oferty zwróci się ku tej firmie, która być może i jest droższa ale od początku daje poczucie bezpieczeństwa i stwarza przestrzeń do ewentualnych negocjacji.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że artykuł dość kompleksowo wyczerpuje temat stworzenia wzoru oferty na roboty budowlane. Przy odrobinie determinacji można go przygotować samemu w Excelu lub Wordzie lub skorzystać z gotowych programów.

W linku poniżej zapraszam do zapoznania się z filmem o programie SCCOT dającym wiele możliwości ofertowania.

Pozdrawiam

Paweł Kaczmarek