Rentowność firmy jest podstawą jej działalności. Kalkulator Kosztów Usługi powstał, by pomóc przedsiębiorcom w obliczaniu rentowności usługi. Obliczanie rentowności usług nie jest wcale proste, gdyż chcąc wyliczyć realny zysk należy uwzględnić koszty stałe, koszty zmienne jak i koszty operacyjne. Tymczasem posiadanie wiedzy o tym ile i czy w ogóle zarabiamy na zleceniu ponad koszty bieżące jest niezmiernie ważne. 

Informacja o faktycznej rentowności skłania do lepszego organizowania pracy, poszukiwania przestrzeni do dodatkowego przychodu, motywuje do podjęcia działań.

W dłuższej perspektywie badanie rentowności może chronić przed upadkiem gdyż praca bez zysku prędzej czy później kończy się sporymi kłopotami.

Poznajmy więc Kalkulator Kosztów Usługi!

W pierwszym odcinku skupimy się na tym jak zbudowany jest Kalkulator Kosztów Usługi oraz jak dobrze wypełnić część pierwszą, czyli koszty działalności naszej firmy.  

Kalkulator Kosztów Usługi składa się z dwóch części. 

W pierwszej z nich wpisujemy koszty stałe oraz zmienne, a w drugiej określamy parametry konkretnej usługi, którą chcemy zbadać pod kątem rentowności. W obydwu częściach spotkasz zarówno tabele, jak i liczniki wyników. Każda tabela jest opisana: ma swój nagłówek i opis tego, jakie dane powinniśmy do niej wprowadzić. Liczniki natomiast pokazują nam otrzymane wyniki i nie musimy do nich nic wpisywać. Są tutaj jednak 2 wyjątki, o których powiemy później.  

Poprawne wprowadzenie danych kluczem, by obliczyć rentowność firmy. 

Pierwsza tabela z jaką się spotkasz to tabela “A”, w której charakteryzujemy naszych pracowników. 

Dzięki niej dowiemy się, jakie ponosimy koszty zatrudnienia oraz ile godzin roboczych mamy do dyspozycji w miesiącu. Do kalkulatora łącznie możemy wprowadzić 4 kategorie pracowników. Każdej z nich przypisujemy takie dane, jak: stawka godzinowa, liczbę dni roboczych w miesiącu oraz ile godzin przepracowanych dziennie. Co ważne, jeśli Ty jako właściciel także pracujesz fizycznie, wprowadź swoje godziny oraz wymarzoną stawkę. Po wpisaniu danych tabela powie nam, jaki koszt brutto miesięcznie przeznaczamy na wynagrodzenie pracowników.  

Bezpośrednio pod tabelą “A” znajduje się tabela “A1”, w której mamy możliwość wprowadzenia innych kosztów zmiennych.

Takich, które są zależne od liczby dni w miesiącu. Dobrym przykładem będzie wynajem sprzętu, który kosztuje nas danę stawkę, przez daną liczbę dni, w których tego sprzętu potrzebujemy.  

Ostatnią tabelą w pierwszej części kalkulatora jest tabela “B”, w której charakteryzujemy koszty stałe, jaka nasza firma ponosi w skali miesiąca.

Co ważne, nie są one zależne od liczby przepracowanych dni ani od zrealizowanych zleceń. Możemy tutaj wyróżnić takie parametry jak koszty biura, spłacanie kredytów, urlopy, wynajem budynków czy też wypłata managera. Jeżeli twoja firma zatrudnia kierowników i otrzymują oni stałą stawkę miesięczną, to jest to także miejsce, gdzie charakteryzujesz ich pensje. Po wypełnieniu tabeli dowiadujemy się, ile miesięcznie wynoszą nasze koszty stałe. 

W tym momencie możemy już spojrzeć na liczniki. 

Dzięki wprowadzonym danym dowiadujemy się, jaki jest koszt działalności naszej firmy w skali miesiąca, dnia oraz jednostki kosztowej. Rentowność firmy coraz bliższa.

Jednostka kosztowa to najmniejsza jednostka rozliczeniowa, która zależna jest od tego, ile godzin ma do dyspozycji nasza firma. Z doświadczenia wiemy bowiem, że tracimy czas na przykład na dojazdy, przygotowania itp. Wynika to nie tylko z charakterystyki naszej branży, ale także ze sposobu organizacji pracy firmy. Czas jest bardzo uniwersalną walutą, dlatego warto przyjrzeć się, gdzie tak naprawdę się on podziewa. 

No właśnie, na czym najczęściej tracimy czas?  

• Kiepska organizacja – np. Przejścia z jednego zlecenia na drugie. Zakwalifikujemy to raczej jako koszt ogólny, ponieważ nie jesteśmy w stanie wskazać, czy jest to koszt pierwszej czy drugiej usługi. 
• Niezazębiające się zlecenia. Czasem zdarza nam się przerwa między 2 zleceniami. To czas, kiedy nie pracujemy, a w związku z tym nie generujemy zysku. 
• Reklamacje i poprawki. One pożerają nasz czas, kiedy powinniśmy już działać na innym zleceniu. 

Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że są to małe wartości. Jednak w skali miesiąca są to faktyczne straty, które powinniśmy wkalkulować w koszty naszej firmy.

Żeby to zrobić, skorzystamy z 3 mniejszych liczników z lewej strony kalkulatora. Wpisujemy tam przewidywane godziny miesięczne, jakie nasza firma ma do dyspozycji, a także korektę, która jest wartością procentową mówiącą o tym, ile czasu przeznaczonego na pracę tracimy. Wynikiem takiego przeliczenia są jednostki kosztowe. Na przykład, jeśli nasza firma ma do dyspozycji 1000 godzin miesięcznie, a na dojazdy, poprawki itp. utracimy ich 10%, to nasza firma ma do dyspozycji 900 jednostek kosztowych w skali miesiąca. Jest to bardzo ważny wskaźnik, dzięki któremu będziemy mogli określić dokładną cenę usługi, którą planujemy podjąć. 

Na początek pracy z kalkulatorem rekomendujemy korektę na poziomie 15 do 20%. 

Spróbuj przepracować tak miesiąc, a później ewentualnie wprowadź poprawki, jeśli uważasz, że współczynnik ten w rzeczywistości jest inny. 

Znamy już tajniki pierwszej części kalkulatora. W następnym kroku poznamy rentowność firmy!

Uzupełniasz ją tylko raz na samym początku pracy z kalkulatorem, a później modyfikujesz, jeśli tylko wprowadzisz zmiany w Twojej firmie. Zapraszamy do drugiego filmu!