Czasem jesteśmy w takiej sytuacji, że chcemy zrobić szybko i sprawnie ofertę jednak zakres prac lub konieczność porównania wariantów wymaga od nas więcej pracy nad kalkulacją
Program do rozbudowanych ofert dla instalatorów elektryków i budowlańców. Jak przygotować taką kalkulację? Zobacz prezentację programu i przykładowe sposoby kalkulacji.
Witaj w Mocnej Firmie
W cyklu Akademia Dobrej Oferty
W tej części zaprezentuję możliwości programu do ofertowania MF Dwójka. Poznamy różne funkcjonalności tej oferty oraz pokażę jak w pełni wykorzystać ją w sprzedaży usług i produktów.
Dla przypomnienia
Seria ofert MF to opracowania stworzone specjalne dla firm świadczących usługi dla klientów. Zostały one pomyślane w taki sposób, by nie tylko wyliczać cenę ale w przemyślany sposób, w oczach klienta wybudować wartość oferowanych usług i produktów.
Zacznijmy prezentację
Pamiętajmy, by formularze ofertowe otwierać za pomocą programu Adobe. Daje to gwarancje poprawnego działania wszystkich funkcji matematycznych. Na plik klikamy prawym przyciskiem myszy i w oknie dialogowym widzimy jaki program otwiera nasz plik. Jeśli Adobe nie jest ustawione domyślnie poniżej jest opcja otwórz za pomocą i tutaj z listy wybieramy właściwy program.
Nauczmy się teraz nawigować po dokumencie
Po ofercie poruszamy się poprzez standardowe skrolowanie lub użycie paska po prawej stronie. Wygodniejszą metodą szczególnie przy dużych ofertach jest korzystanie z menu po lewej stronie.
Znajdują się tutaj wygodne zakładki.
W ofercie znajdziemy pola o różnych sposobach eksploatacji i tak np:
- Pole zdjęcie, które można swobodnie zmieniać
- Treści do wyboru z listy
- Różne pola tekstowe
- Tabele kalkulacyjne z funkcjami matematycznymi
Zapoznajmy się ze stronami oferty
DWÓJKA daje możliwość skonstruowania już dość pokaźnej oferty. Co nie wyklucza wykonania krótszego opracowania. Wykorzystujemy w tedy tylko wybrane strony i przekazujemy klientowi tylko to co uważamy za słuszne z wybranych elementów.
Okładka lub Strona Opisowa
Na górze stronie tytułowej znajduje się Twoje logo.
Następnie – Pola zdjęciowe, zmieniając je pamiętajmy by stosować grafiki o rozszerzeniu JPG
Pod zdjęciami jest nagłówek i tytuł oferty. Są to pola do wyboru z listy, możemy także wpisać własną treść
Następnie znajduje się numer oferty oraz autor oferty. Tworzenie numeru odbywa się w następujący sposób. Wpisujemy aktualną datę oraz wybieramy liczbę porządkową. Nr oferty oraz autor będzie widoczny w dalszej części dokumentu w różnych miejscach.
Poniżej znajduje się pole tekstowe. WPROWADZENIE DO OFERTY Możemy użyć to miejsce do wstępnego opisania przedmiotu oferty lub wpisać np. dłuższą nazwę zadania.
Strona opisowa oferty
W każdej ofercie strona opisowa może poczynić cuda. To właśnie tutaj klient może zapoznać się z opisem naszej firmy oraz informacjami dotyczącymi tej konkretnej oferty. Znajdują się też pola do opisu danych klienta oraz dane opiekuna klienta.
Jednak najważniejszą sprawą w każdej ofercie są ISTOTNE PARAMETRY OFERTY, które obok ceny podlegają ocenie przez klienta. Informacja o gwarancji, sposobie rozliczenia i metodzie wykonania oferty to argumenty, które pomagają klientowi podjąć decyzję, i wybrać tą właściwą firmę. Określenie tych parametrów to także zapobieganie przed późniejszym rozczarowaniom i nieporozumieniom z klientem.
Strona Oferty
To zestawienie zbiorcze wszystkich działów kalkulacyjnych i zestawień. Jest to podsumowanie całego opracowania. Wyciąg, na który jednym rzutem oka można zapoznać się nie tylko z cenami ale także z nazwami działów i informacjami podsumowującymi. Mamy tutaj pola tekstowe, powtórzone wcześniej uzupełnione Istotne Parametru Oferty oraz klauzule RODO. Do tego podsumowania wrócimy jeszcze na chwilę kiedy uzupełnimy kalkulację.
Zapoznajmy się teraz z metodami kalkulacji.
Oferta Dwójka ma do dyspozycji dwa działy kalkulacyjne po 25 pozycji każdy. Jest to już na tyle dużo miejsca by rozpisać większa usługę lub inwestycję. Kalkulacje zaczynamy od nadania nazwy działu i określenia czy wycena w tym dziale zawiera tylko cenę usługi, czy np. cenę usługi z materiałem.
Te dwa działy kalkulacyjne można wykorzystać na różne sposoby. Sposób pierwszy to oczywiście podzielenie sobie zakresu prac w taki sposób by jedna grupa czynności była w jednym dziale druga grupa czynności w drugim. To zwiększy przejrzystość i czytelność ofert. Drugim sposobem wykorzystania tych działów będzie stworzenie klientowi dwóch niezależnych wariantów ofertowych. Np. wariant droższy lub tańszy. Każdy z działów ma swoje podsumowanie możliwość udzielenia rabatu i określenia stawki podatku VAT
Strony bez cen jednostkowych
Nasze wcześniej uzupełnione działy mają swoje odpowiedniki w postaci stron bez cen jednostkowych. Dział pierwszy posiada stronę bez cen oraz dział drugi posiada własną stronę bez cen jednostkowych
To bardzo usprawnia sprawę. Swobodnie możesz wyceniać swój pracę w dziale kalkulacyjnym, a docelowo pokazać klientowi zestawienie gdzie będzie widoczny jedynie zakres prac, ilość, jednostki miary oraz oczywiście podsumowanie całego działu.
Zestawienie Materiałów
Prócz omówionych dwóch działów kalkulacyjnych mamy do dyspozycji trzeci dział i jest to zestawienie materiałów. Możemy tu wycenić klientowi urządzenia, złożyć ofertę na materiały. W tym zestawieniu każda pozycja posiada własne pole rabatu. Klient Widzi podsumowanie tego zestawienia, cenę przed i po rabacie oraz wartość udzielonego rabatu. Warto zwrócić uwagę, że to zestawienie materiałowe również zaczytuje się w podsumowaniu oferty.
Następną ciekawą funkcjonalnością oferty jest Tabela Cross Seling czyli sprzedaż krzyżowa.
Na pewno wiele razy spotkaliście się z sytuacją, że przy okazji zakupów ktoś oferował coś dodatkowego.
W ofercie dwójce by, nie przedrażać swojej standardowej oferty, a jednocześnie nie tracić szans sprzedażowych, możesz wykorzystać mechanizm sprzedaży krzyżowej i pokazać klientowi co wybrali inni klienci lub jakie są dodatkowe możliwości wyposażenia.
To zestawienie nie posiada własnego podsumowania i nie wlicza się w podsumowanie do oferty. W bardzo wygodny sposób możesz przy okazji ofertowania głównego zakresu, przygotować grunt do sprzedaży dodatkowych elementów.
Wróćmy teraz do naszego zestawienia zbiorczego.
Widzimy, że nasza tabela uzupełniła się automatycznie. W tabeli są nazwy działów, kategorie i oczywiście wartości. By uniknąć pytań klientów lub nieporozumień istotne, by określić czy jest to cena z materiałem czy tylko sama usługa – dlatego jak pamiętacie zwracałem uwagę na to by określać to przy okazji uzupełniania kalkulacji.
Tutaj ważna jeszcze informacja: W sytuacji kiedy wykorzystaliśmy nasze działy jako ofertę wariantową podsumowanie mogłoby wprowadzać klienta w błąd gdyż cena naszej oferty byłaby podwójna. By tego uniknąć wystarczy z listy wybrać puste pole i wyłączyć funkcję RAZEM.
Kalkulacja jest już gotowa Jednak mamy do dyspozycji jeszcze stronę zlecenia.
Jest to wygodna i ekspresowa forma tworzenia uproszczonej umowy. Na etapie oferty może to być wzór. Jeśli klient zdecyduje się na współpracę możemy uzupełnić ten dział i w mgnieniu oka stworzyć dokument. Nasze dane oraz dane klienta są automatycznie zapisane. Wprowadzamy zakres, oraz uzgodnione ceny. Precyzujemy postanowienia umowne, daty i formę rozliczenia.
Jak widzimy dwójka jest bardzo elastyczna. Od możliwości szybkiej ofert, rozbudowanej na dwa działy, aż po ofertę Wariantową. Do tego wygodne zestawienie materiałów i sprytna sprzedaż krzyżowa.
To wszystko w tej części
Mam dla Ciebie więcej podpowiedzi, by w pełni korzystać z naszych programów i wykonywać coraz lepsze oferty.
Sprawdź też jakie inne funkcje i metody kalkulacji zastosowaliśmy w pozostałych programach do ofertowania.
LINK PROWADZĄCY DO FILMU I NAJNOWSZEJ WERSJI PROGRAMU ( OTWIERA SIĘ W OSOBNEJ KARCIE) : LINK
